Работодатель обязан компенсировать сотрудникам, направленным в деловую поездку, затраты на билеты, проживание и иные расходы, однако для этого нужен авансовый отчёт. С помощью этого документа работник отчитывается о издержках, а компания возмещает все подтверждённые суммы. Разбираем, какие сведения должен содержать отчёт, как его грамотно оформить и на какие детали обратить внимание.
Цель авансового отчёта
Это основной документ, фиксирующий и подтверждающий расходы сотрудника во время командировки. Заполнять его обязан каждый, вернувшийся из служебной поездки. К отчёту обязательно прикладываются проездные билеты, счёта за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов и другие документы, наглядно показывающие, на что потрачены деньги.
Сдать отчёт необходимо в течение трёх рабочих дней после возвращения. Если сотрудник вернулся в выходной день, отсчёт начинается со следующего рабочего.
Форма авансового отчёта
Отчёт составляется по унифицированному бланку № АО-1. Порядок заполнения этой формы детально описан в указаниях Госкомстата.
Это рекомендация, а не жёсткое правило: организация может создать собственную удобную форму.
Документ оформляется в одном экземпляре.
Как оформить авансовый отчёт
Сотруднику требуется заполнить лишь определённую часть документа. Чтобы избежать путаницы, лучше предоставить ему готовый образец с пояснениями.
Что вносит работник
На лицевой стороне авансового отчёта сотрудник указывает:
- наименование компании-работодателя;
- дату составления;
- структурное подразделение, где работает;
- свою фамилию с инициалами в графе «Подотчётное лицо»;
- свою должность или профессию;
- цель аванса — «Командировочные расходы».
Также на лицевой стороне заполняется левая таблица. В строке «Предыдущий аванс» указывается остаток или перерасход по прошлому отчёту, если он был. Если его не было, строки оставляют пустыми.
Ниже фиксируется полученный аванс, а в трёх последних строках — сумма израсходованных средств, остаток или перерасход.
На оборотной стороне сотрудник вносит в таблицу в хронологическом порядке потраченные суммы и реквизиты документов-подтверждений: билеты, маршрутные квитанции, посадочные талоны, договор на гостиничные услуги и т.д. Заполняются столбцы 1–6.
Суточные выделяются отдельной строкой, но подтверждать их по закону не нужно.
Под таблицей сотрудник ставит подпись с расшифровкой.
Подтверждающие документы нужно пронумеровать в том же порядке, что и в таблице, а на лицевой стороне отчёта указать их количество. После этого все документы прикрепляются и сдаются в бухгалтерию.
Что делает бухгалтер
После приёма отчёта от сотрудника бухгалтер выдаёт расписку о принятии документа на проверку. Это отрывная часть лицевой стороны.
Затем бухгалтер присваивает документу номер и даты. Заполняет правую часть таблицы на лицевой стороне: там помимо сумм указываются счета (субсчета) бухгалтерского учёта, на которых будет отражаться подотчёт.
Для расчётов с подотчётными лицами используется счёт 71. По дебету отражаются суммы, выданные работнику, по кредиту — фактические расходы в командировке.
На оборотной стороне бухгалтер заполняет столбцы 7–9. В них записываются суммы расходов, принятые к учёту, и счета (субсчета) для их дебетования.
Авансовый отчёт утверждается главным бухгалтером и руководителем компании. Без их подписей документ недействителен.
Авансовый отчёт можно заполнять как на бумаге, так и в электронном виде — второй вариант быстрее и удобнее. Подписать цифровой документ со стороны работодателя можно квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью (ст. 22.3 ТК РФ).
Как подтвердить расходы на проезд
Сотрудник может добираться до места командировки на общественном транспорте (самолёте, поезде, автобусе и т.д.) или личном автомобиле. Во всех случаях компания обязана компенсировать затраты на дорогу.
Для этого сначала нужно подтвердить сам факт поездки: для этого потребуются билеты, причём они могут быть электронными (тогда их нужно распечатать). К авиабилету также прилагается бумажный посадочный талон, а если он утерян — справка от авиакомпании о подтверждении перелёта.
Также необходим документ, подтверждающий оплату: кассовый чек, квитанция или бланк строгой отчётности. Для авиабилетов это маршрутная квитанция, а для ж/д билетов — контрольный купон. Все эти документы при покупке приходят на email или в личный кабинет «OneTwoTrip для бизнеса», если заказ оформлен через этот сервис.
Если сотрудник едет на личном или арендованном автомобиле, в бухгалтерию можно сдать чеки на бензин, парковку, ремонт в пути и т.д. Также потребуются:
- Служебная записка от сотрудника с указанием реальных сроков поездки, марки машины и её регистрационного номера. Записку составляют в свободной форме.
- Путевой лист (форма установлена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78).
В нём должны быть указаны маршрут, пробег автомобиля на начало и конец поездки по одометру, остаток топлива на начало и конец, заправки в период командировки.
На основании служебной записки работнику выплачивается компенсация за использование личного авто в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). Размер и порядок выплаты определяются приказом.
Как подтвердить расходы на проживание
В командировке сотрудник может жить в отеле, арендованной квартире или у родственников и знакомых. Рассмотрим подтверждение затрат в каждом случае.
Проживание в гостинице
Это самый распространённый и удобный для всех вариант, так как документы от отеля легко получить.
В бухгалтерию нужно предоставить:
- договор и акт об оказании гостиничных услуг либо ваучер на проживание (при бронировании онлайн);
- кассовый чек или бланк строгой отчётности, подтверждающие проживание и оплату.
Если отель бронируется через «OneTwoTrip для бизнеса», подтверждающие документы доступны онлайн в личном кабинете.
Аренда частного жилья
Такой вариант иногда используют компании для длительных командировок или вахтового метода.
В бухгалтерию необходимо представить:
- договор найма жилого помещения;
- чек об оплате.
Эти документы можно получить, если снять квартиру у юридического лица. Если арендодатель — физическое лицо, подойдёт расписка. В ней должны быть Ф.И.О. проживающего, даты аренды, сумма оплаты, дата составления и данные владельца жилья.
Важно: компания компенсирует только расходы на аренду жилого помещения. Апартаменты не считаются жилыми, поэтому затраты на них не входят в командировочные расходы.
Проживание у родственников или друзей
Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возмещать сотруднику расходы на проживание, если жильё не бесплатное. Квартира родственников и друзей не считается бесплатной, так как не предоставлена компанией, а сотрудник сам нашёл ночлег.
В этом случае факт проживания можно подтвердить служебной запиской сотрудника и проездными документами с датами поездки. Сумма возмещения устанавливается во внутреннем положении о командировках. Её размер работодатель определяет самостоятельно.
К этим расходам нельзя приложить чеки, поэтому они относятся к неподтверждённым. Для компенсации требуется издание приказа. Также учтите, что по п. 1 ст. 217 НК РФ такие расходы на жильё в командировке не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает 700 рублей в день по России и 2500 рублей в зарубежных поездках. Страховые взносы начисляются на всю сумму.
Прочие расходы
Обычно все остальные затраты в служебной поездке сотрудник оплачивает из суточных. Компания начисляет их за каждый день командировки, включая нерабочие дни (выходные и праздники), а также время в пути. О суточных есть подробный материал.
Суточные не требуется подтверждать документально, сотрудник может распоряжаться ими по своему усмотрению.
Компания также может в положении о командировках предусмотреть возмещение дополнительных расходов, например, на такси в городе, ужины с деловыми партнёрами или услуги гостиницы. Тогда сотруднику нужно собирать на них чеки и сдавать в бухгалтерию вместе с авансовым отчётом.
Особенности международных командировок
При деловой поездке за границу компания, помимо указанных расходов, должна также компенсировать:
- стоимость оформления загранпаспорта и визы;
- медицинскую страховку для выезжающих за рубеж;
- консульские и аэродромные сборы;
- прививки сотруднику, если они требуются для въезда в страну.
Кроме того, при однодневной командировке за рубеж выплачивается 50% суточных (внутри страны при однодневной командировке суточные не начисляются).
Все подтверждающие документы на иностранном языке необходимо перевести на русский. К авансовому отчёту прикладывается построчный перевод на отдельном листе.
Если сотрудник отправляется в зарубежную командировку, ознакомьтесь с нашей статьёй на эту тему.
Меры при несвоевременной сдаче отчёта
Сотрудник обязан сдать отчёт в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки. Нарушение этого срока считается дисциплинарным проступком. За это компания может объявить выговор или вынести замечание, а также удержать из зарплаты аванс, за который отчёт не был представлен.
Однако важно соблюдать порядок удержания аванса. Для этого необходимо издать приказ об удержании, и не позднее месяца со дня окончания срока, когда сотрудник должен был вернуть деньги.
Также рекомендуется в положении о командировках прописать срок, в который сотрудник должен вернуть в кассу неизрасходованные подотчётные суммы — при командировках это 3 рабочих дня после возвращения.
Действия при утере документов
Без подтверждающих документов расходы на командировку учесть нельзя, и сотруднику придётся оплатить их самостоятельно. Однако часто документы можно восстановить. Например, обратиться в гостиницу за чеком и ваучером на проживание или получить в авиакомпании справку о перелёте — она заменяет посадочный талон.
По желанию компания может возместить и необоснованные расходы на дорогу и проживание. Это должно быть зафиксировано в положении о командировках. Однако на неподтверждённые расходы придётся начислять налоги и сборы, что для работодателя невыгодно.
Компания избежит этих проблем, если подключится к сервису «OneTwoTrip для бизнеса» и будет оформлять командировки через него. В этом случае закрывающие документы хранятся в личном кабинете и доступны онлайн. При настройке бесплатной интеграции с 1С:Бухгалтерия данные автоматически заносятся в систему, и бухгалтеру остаётся только их сверить.
*Фото на обложке @Scott Graham/Unsplash
Дополнительную информацию о служебных поездках вы найдёте в Telegram-канале «OneTwoTrip для бизнеса».