Во время служебных поездок нередко происходят непредвиденные события, например, пропуск назначенного авиарейса или железнодорожного отправления. Как действовать работодателю, если подчиненный не успел на транспорт при выполнении рабочего поручения? Анализируем эту ситуацию.
Возможные сценарии при пропуске рейса сотрудником
Согласно трудовому законодательству, организация обязана оплачивать работникам транспортные расходы в обе стороны при командировках. При стандартных условиях поездки прямым маршрутом любой транспортной компанией наниматель покрывает два билета. При задержке сотрудника возникает необходимость приобретения третьего проездного документа — эти дополнительные траты предприятие не должно компенсировать.
Исключение составляют обстоятельства, подтвержденные документально и не зависящие от работника. В таких ситуациях организация обязана возместить стоимость заменяющего билета, поскольку отсутствие своевременной явки не является виной сотрудника.
Налоговые последствия
При полной отмене командировки из-за пропуска транспорта работодатель вправе документально зафиксировать возникшие убытки и дополнительные издержки. Это позволяет уменьшить базу для расчета налога на прибыль.
Штрафные санкции учитываются как внереализационные расходы, а стоимость проездных билетов — в составе производственных и сбытовых издержек.
Компенсация за билеты не подлежит обложению НДФЛ и страховыми отчислениями, так как сотрудник не получает материальной выгоды. При документально подтвержденных форс-мажорных обстоятельствах (например, задержка поезда при следовании в аэропорт) компания может включить в расходы стоимость нового билета вместо утраченного.
Если объяснить причины опоздания невозможно, но работодатель все же решит возместить затраты на дополнительный билет, такие расходы не будут учитываться при налоговых расчетах.