В последние годы каршеринг стал популярным сервисом для городского транспорта как замена такси или автобусам. Этот формат подразумевает краткосрочный прокат авто с почасовой или поминутной системой расчета. В данной статье мы разберем, разрешено ли работникам применять каршеринг для деловых передвижений и каким образом происходит возмещение подобных затрат.
Использование каршеринга в рабочих поездках
В соответствии с трудовым законодательством РФ компания обязана возмещать подчиненным расходы на проезд в период командировки, включая прокат транспортных средств. При этом законодательство не устанавливает жестких ограничений на метод передвижения — следовательно, возможность применять каршеринг согласовывается служащим с организацией индивидуально.
При перемещении на арендованном авто потребуется предоставить финансовому отделу документы, подтверждающие расходы: соглашение о прокате, платежные документы, данные о передвижении из программы каршеринга. В отдельных ситуациях дополнительно оформляется официальное пояснение с указанием маршрута, цели поездки, суммы затрат и обоснованием выбора именно каршеринга.
После завершения деловой поездки работник указывает расходы на сервис в финансовом отчете, который вместе с подтверждающими бумагами передается для проверки в бухгалтерию.
Возмещение затрат на каршеринг при командировках
Пользователь каршеринга производит платеж через специальное приложение, подключив к нему личную банковскую карту.
Возврат денежных средств осуществляется либо до начала командировки (включая предполагаемую сумму в аванс), либо после предоставления точной стоимости поездок с документальным подтверждением.
Данные выплаты относятся к командировочным расходам на транспорт и не подлежат налогообложению подоходным налогом.
Если сотрудники постоянно прибегают к услугам каршеринга для рабочих нужд, компания вправе оформить корпоративный договор с оператором сервиса. В этом случае расчет производится напрямую с юридического лица через расчетный счет предприятия.