Согласно действующим нормам, на каждый день командировки работнику предоставляется суточные. Их необходимо начисление за каждый календарный день пребывания в поездке. Особое внимание следует уделить сроку выплаты суточных в командировке, потому что существуют определённые требования, о которых расскажет наш следующий материал.
Зачем нужны суточные
Когда сотрудник выезжает в служебную поездку, даже если все расходы на переезд и проживание покрыты работодателем, могут возникнуть дополнительные затраты, например, на питание.
Согласно Т трудовому кодексу РФ (ст. 168), работодатель обязан предоставлять суточные:
- за каждый день, когда сотрудник находился в служебной поездке;
- за выходные и государственные праздники, если в эти дни он实际 находился в поездке – при этом и время в пути учитывается.
Суточные не выплачиваются при однодневных поездках по территории России. В таких случаях работодатель может вместо суточных начислить отдельную компенсацию.
Размер суточных
Порядок определения высоты суточных каждый работодатель может установить самостоятельно. Однако существуют ограничения: не облагаются налогом на прибыль (НДФЛ) суточные, которые не превышают 700 рублей при внутренних выездах и 2 500 рублей при зарубежных командировках.
Поэтому многие компании в своих регламентах фиксируют именно эти суммы. При желании работодатель может платить более высокий уровень, но тогда начисление и удержание НДФЛ придется провести.
Срок выплаты суточных
С одной стороны, условия и размеры выплат определяются работодателем, но существуют и обязательные правила. Официального жёсткого дедлайна выплаты суточных с 2019 года не установлен, однако авансовые выплаты, необходимые для покрытия расходов на командировку, должны быть произведены до её начала (п. 10 Положения о особенностях направления в командировку). Аванс должен включать не только расходы на жильё и проезд (если сотрудник оплачивает их самостоятельно), но и, непосредственно, суточные.
То есть работодатель самостоятельно решает, за сколько дней до начала поездки выплачивать аванс с части суточных, но сделать это необходимо заранее, оформив соответствующее положение в локальном нормативном акте. Если этого не сделать, после возвращения сотрудника потребуется выплатить компенсацию за задержку, что похоже на задержку заработной платы.
Вывод
Несмотря на широкую свободу в оформлении командировок, существуют конкретные нормы, которые необходимо соблюдать. Размер выплат может выбирать работодатель, но срок выплаты суточных регулируется строже. Их следует перечислять заранее, и поэтому в этом вопросе нужно помнить о предписанных требованиях.