Иногда случается, что сотрудник возвращается из служебного отъезда раньше запланированного — например, из‑за болезни или срочного вызова работодателя. Расскажем, следует ли переделывать приказ о командировке и какие нормы ТК РФ учитывать при оформлении завершающих документов.
Можно ли вернуться из командировки раньше
В ТК РФ нет прямого запрета на досрочное завершение командировки. Согласно п. 3 Положения о командировках, работника отправляют в отъезд по письменному решению работодателя на определённый срок для исполнения служебного поручения вне постоянного места работы. Поэтому срок командировки определяется компанией и она может изменить его по своему желанию или в случае форс‑мажора. Отозвать сотрудника из поездки по решению организации, а также приостановить участие в ней по уважительным причинам работника. Если же таких причин не возникло и сотрудник вернулся без предупреждения, не выполнив поставленные задачи, это может рассматриваться как дисциплинарное нарушение. Работодатель имеет право привлечь его к дисциплинарной ответственности, хотя это и не является обязательным пунктом.
Нужно ли вносить изменения в приказ о командировке
Если фактический срок командировки оказался короче, указанного в приказе, вносить изменения в приказ задним числом не требуется. Нужно оформить новый документ о корректировке срока деловой поездки свободной формы и указать в нём причину, по которой работник вернулся раньше запланированного срока. К тому же к приказу следует приложить документы, подтверждающие причину — для instance, больничный лист или электронное сообщение о переносе/завершении переговоров. После выдачи приказа необходимо ознакомить сотрудника с ним и собрать подпись.
Какие документы надо предоставить после раннего возвращения
Командировка считается прошедшей независимо от того, выполнено ли служебное задание и по какой причине сотрудник вернулся. Даже если поездка длилась лишь один день, её учитывают как командировочный. При возвращении бухгалтерия обязана собрать все стандартные бумаги:
- авансовый отчёт;
- кассовые чеки и электронные билеты, подтверждающие проезд на самолёте, поезде или автобусе.
Никаких отличий между обычной командировкой и деловой поездкой, которая завершилась раньше, не будет. В случае преждевременного возвращения потребуется лишь пересчитать выданный аванс.
На какие законы опираться при расчёте аванса
Пересчёт суммы аванса по командировочным расходам производится на основании приказа об изменении срока командировки. В течение трёх дней с даты возвращения сотрудник обязан предоставить авансовый отчёт, в котором отражены затраты за период поездки, и вернуть средства, которые не успел расходовать из‑за раннего возвращения (п. 26 Положения о командировках). Днём возвращения считается дата прибытия в обычное рабочее место (абз. 2 п. 4 Положения). Если возврат аванса задерживается из‑за личных обстоятельств, компания вправе удержать из заработной платы не более 20 % от начисленной суммы (абз. 3 ч. 2 ст. 137, ч. 1 ст. 138 ТК РФ).
Как учитывать расходы на пропавший билет
Если билет на рейс невозвратный, такие расходы можно отнести к производственным и реализационным затратам при наличии документально подтверждённого основания и согласия работодателя. Это подтверждается письмом Минфина от 14.04.2006 № 03‑03‑04/1/338. Требуется, чтобы раннее возвращение имело веское обоснование, а работодатель дал согласие. Необходимы также документы перевозчика или правила тарификации с сайта авиакомпании.
Если билет возвратный, сбор за его возврат или переоформление рассматривается как штраф (письмо Минфина от 25.09.09 № 03‑03‑06/1/616). Поэтому удержанная сумма включается в статью 265 НК РФ как иные расходы. В бухгалтерском учёте такие операции отражаются следующим образом:
- Дебет 50-1 Кредит 71 (внесены сотрудником в кассу деньги за сданный билет).
- Дебет 91-2 Кредит 71 (списана на прочие расходы плата (сбор) транспортной организации за возврат билета или штраф).