Организация командировки с посещением нескольких населённых пунктов
Ситуации, когда сотруднику требуется совершить рабочую поездку по нескольким городам, возникают регулярно. У кадровых специалистов и бухгалтерии часто появляются вопросы по корректному оформлению документов: сколько приказов необходимо издать и как рассчитать суточные. Ниже представлены подробные разъяснения по этим вопросам.
Документальное сопровождение многогородной командировки
Для направления сотрудника в служебную поездку требуется издать распоряжение. Документ допустимо оформить в произвольной форме при условии указания обязательных сведений:
- Наименование организации-работодателя;
- ФИО, должность и подразделение командируемого сотрудника;
- Период и задачи поездки;
- Перечень пунктов назначения.
Распоряжение заверяется подписями руководителя, командируемого лица и ответственного сотрудника.
Специфика оформления маршрута с несколькими городами требует особого внимания. Если сотрудник посещает разные населённые пункты без возвращения к основному месту работы между поездками, издаётся единый приказ. В нём детализируют:
- Цели командировки;
- Полный маршрут следования;
- Даты пребывания в каждом городе.
При направлении работника в новую поездку в день возвращения из предыдущей требуется издать дополнительное распоряжение.
ПОЛЕЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ ТУРИСТА
Сервис aldita.ru предлагает для вас услуги:
Где забронировать экскурсии?
Где арендовать катер - яхту?
Где арендовать авто?
Где арендовать байк?
Аренда вертолета
Аренда недвижимости
Сервис работает во многих городах и странах.
Расчёт и выплата авансовых средств
Работодатель компенсирует затраты, обусловленные выполнением служебных обязанностей в поездке. В состав возмещаемых расходов входят:
- Транспортные издержки;
- Расходы на проживание;
- Суточные выплаты;
- Иные документально подтверждённые траты, согласованные с руководством.
Для получения аванса сотрудник подаёт заявление с приложением калькуляции предстоящих затрат. Размер суточных определяется локальными актами компании. Условия выплаты:
- Не начисляются, если сотрудник ежедневно возвращается домой;
- Облагаются НДФЛ при превышении суточных лимитов: 700 рублей для РФ и 2500 рублей для зарубежных поездок;
- Удваиваются за работу в выходные, праздники или дни в пути (либо компенсируются отгулом).
Важное уточнение: день выезда во вторую командировку, совпадающий с датой возвращения из первой поездки, оплачивается единожды.
Предоставление авансового отчёта
В течение трёх дней после завершения командировки сотрудник обязан отчитаться о финансовых расходах. Подтверждающие документы включают:
- Транспортные билеты;
- Официальные документы о проживании (гостиничные чеки, договоры аренды);
- Документацию по дополнительным затратам.
При расхождении между выданным авансом и фактическими тратами:
- Перерасход компенсируется компанией после проверки документов;
- Остаток средств подлежит возврату в кассу или удерживается из зарплаты с согласия работника.
Для каждой отдельно оформленной командировки (с разными приказами) составляется самостоятельный авансовый отчёт.