Порой организациям приходится отправлять в служебные поездки нанятых работников, например, IT‑специалиста, привлечённого тренировщика или строительного инженера. В статье рассмотрены способы организации командировки таких внешних исполнителей.
Как оформить такую командировку
Согласно ТК РФ статья 166 определяет командировку и регулирует её только для штатных сотрудников, то есть лиц, с которыми заключён трудовой договор. Поэтому формально отправить в командировку внешнего исполнителя нельзя. Однако вы можете договориться с ним о работе в другом городе и возместить ему расходы на проезд и проживание.
Как компенсировать расходы и прописать их в договоре
В договоре с внешним исполнителем можно отразить возмещение расходов тремя способами:
- за включение их в общую стоимость вознаграждения;
- как отдельные выплаты;
- как самостоятельную оплату расходов от корпоративного счёта.
Самый простой путь – первый: добавить их к общей сумме вознаграждения. Например, если договор предусматривает вознаграждение в размере 100 000 руб., а расходы на проезд и проживание составляют 40 000 руб., то в договор можно включить эти 40 000 руб. и выплата составит 140 000 руб.
Сумма возмещения может быть включена в договор как предоплата, чтобы исполнитель имел возможность забронировать отель и заказать билеты. Либо можно задать ограничение в договоре и после завершения поездки компенсировать затраты, предоставив чеки.
Нужно ли платить страховые взносы
Да, но только если возмещение расходов включено в вознаграждение. При этом размер взносов зависит от статуса исполнителя: ИП, самозанятый или обычный физический человек без статуса.
- Обязательные взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование;
- Взносы на страхование от несчастных случаев в работе и профессиональных заболеваний.
Взносы за оказание услуг облагаются только обязательным пенсионным и медицинским взносами, если у исполнителя нет ИП или статуса самозанятого. Взносы на случайные случаи начисляются, если они указаны в договоре.
Организация уплачивает обязательный страховой взнос со всех выплат исполнителю, регулируется подпунктом 1.1 пункта 1 статьи 420 Налогового кодекса РФ. С 2023 года ставка 30 % (пункт 4 статьи 425 НК РФ). Единственное исключение – когда исполнитель зарегистрирован как ИП.
Ставка 30 % применяется до предела страховой базы в 2 225 000 руб. При превышении этой суммы на оставшуюся часть ставка снижается до 15,1 %. Например, если выплачено 2 млн руб., применяется 30 %; если 3 млн руб., то на первые 2,225 млн руб. ставка 30 %, а на оставшиеся 775 тыс. руб. – 15,1 %.
Виды исполнителей и порядок начисления страховых взносов
| Исполнитель — физлицо без ИП и без самозанятости | Исполнитель — ИП | Исполнитель — самозанятый | |
| Как платить взнос | Если возмещение расходов в проезде и проживании включено в полное вознаграждение. Взносы облагаются всей суммой (п. 2 ст. 20.1 ФЗ № 125‑ФЗ от 24 июля 1998 г.). Если возмещение выплачивается отдельно, оно не облагается взносами (постановление Минфина России № 03‑15‑06/53442 от 21 августа 2017 г.). |
Компания не уплачивает страховые взносы. | Компания не платит страховые взносы, если возмещение включено в вознаграждение, а исполнитель предоставил подтверждающие документы (письмо Минфина России № 03‑04‑06/76866 от 22 сентября 2021 г.). |
Учитываются ли командировки в расходах УСН
Да, их можно включить в расчёт налога, если их отразить в общей сумме вознаграждения. Тогда в расчёт входит вся сумма целиком, поскольку её можно отнести к оплате услуг внешнего исполнителя (п. 6 ст. 346.16 НК РФ, п. 21 ст. 255 НК РФ). Единственное исключение – когда исполнитель ИП; в этом случае такие затраты не могут быть использованы для уменьшения налоговой базы (п. 21 ст. 255 НК РФ).
Какие документы нужны для подтверждения расходов
Чтобы избежать претензий от налоговых органов, необходимо собрать от исполнителя подтверждающие документы, даже если расходы включены в вознаграждение, а тем более если они выплачиваются отдельно.
Документы требуются и в случае, когда расходы покрывает сама компания, а не исполнитель.
Для подтверждения затрат на служебную поездку понадобятся следующие документы:
- договор о предоставлении гостиничных услуг или ваучер (подтверждение оплаты размещения), направляемый сотруднику электронной почтой;
- акт об оказании гостиничных услуг;
- маршрутная расписка и посадочный талон;
- кассовые чеки.
В сервисе «OneTwoTrip для бизнеса» все необходимые документы автоматически появляются в личном кабинете сразу после оплаты авиабилета, бронирования гостиницы или выезда сотрудника из отеля. Подробнее о необходимых документах, подтверждающих расходы на командировку, см. в соответствующей статье.