Ранее мы обсуждали процесс организации деловых путешествий, а сейчас рассмотрим документацию, необходимую для подготовки служебной поездки.

Необходимые документы для оформления командировки

По состоянию на 2019 год список необходимых бумаг для организации командировки включает следующее:

• Распоряжение — подтверждает факт служебной поездки;
• Служебная записка — утверждается непосредственным начальником, содержит цели и задачи сотрудника (можно включить в приказ, отдельный документ не обязателен);
• Кассовый ордер на выдачу средств — оформляется для выдачи предоплаты на транспортные и прочие расходы;
• Разрешение на труд в нерабочие дни — требуется только при планировании деятельности в выходные или праздники (в стандартные рабочие дни не нужно);
• Отчёт по выданным средствам — сотрудник представляет его после возвращения, прилагая подтверждающие расходы чеки.

Разберём каждую позицию детальнее.

Распоряжение о служебной поездке

До 2015 года организации должны были оформлять отдельно служебное поручение и командировочное удостоверение. Сейчас достаточно подготовить распоряжение. Компании могут разработать собственный бланк или использовать стандартную форму Т-9.

Основные элементы этого документа:

• юридическое название предприятия;
• ФИО, должность и код отдела сотрудника;
• пункт назначения;
• сроки поездки;
• основания и задачи командировки (служебная записка).

Служебное поручение

В настоящий момент отдельное оформление этого документа не регламентировано. Информацию можно указать в приказе, но на практике кадровые службы часто используют бланк Т-10а для упрощения отчётности.

Заполнение осуществляется в два этапа. До отъезда в документ вписывают реквизиты организации, порядковый номер, данные работника и параметры поездки. Обычно эти поля заполняет сам командируемый сотрудник.

После завершения командировки руководитель фиксирует выполненные задачи и подводит итоги в соответствующем разделе.

Предоплата и кассовый ордер

Работодатель сохраняет за сотрудником должность, выплачивает среднюю зарплату и компенсирует расходы. Для этого выдаётся аванс. Выплата оформляется через расходный кассовый ордер.

Документ содержит:

• наименование операции («Основание»);
• перечень приложений («Приложение»);
• код предприятия по ОКПО;
• дату составления;
• подписи бухгалтера и получателя средств.

Согласие на работу в выходные (дополнительно)

При планировании деятельности в нерабочие дни требуется письменное согласие работника. Утверждённой формы нет – допустим свободный формат.

Важно помнить о категориях сотрудников, которых запрещено привлекать в выходные:

• несовершеннолетние;
• беременные сотрудницы;
• родители детей до трёх лет;
• лица с инвалидностью.

Отчёт по авансу

После возвращения работник заполняет авансовый отчёт по форме АО-1 для подтверждения расходов. В документе указывают:

• название компании;
• номер и дату документа;
• должность и отдел сотрудника;
• цель командировки;
• сумму полученного аванса.

К отчёту прикрепляются платёжные подтверждения.

Итоги

Сегодня подготовка командировочных документов максимально упрощена. Основной пакет включает приказ, служебное задание, кассовый ордер и авансовый отчёт. Дополнительные документы (например, согласие на работу в нерабочие дни) оформляются при необходимости.