Работник, направляемый в командировку, может пользоваться личным, служебным или арендованным на месте автомобилем, при этом используя платные автостоянки. Возникает вопрос: относятся ли такие траты к расходам организации? Каков порядок их возмещения и какой пакет документов для этого требуется? Рассмотрим эти аспекты.
Относятся ли платные парковки к командировочным расходам?
Начнем с перечня затрат, которые работодатель обязан компенсировать сотруднику, командированному в служебную поездку. В соответствии с частью 1 статьи 168 Трудового кодекса РФ и пунктом 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), к ним относятся:
- Расходы на транспортировку к месту служебного задания и обратно (включая стоимость билетов, а также топливо и оплату платных дорог при использовании личного автомобиля).
- Затраты на аренду жилого помещения.
- Суточные, предназначенные для покрытия бытовых нужд в период нахождения вне постоянного места жительства. Их можно направлять на любые цели (питание, развлечения и пр.), представлять подробную отчётность по ним не требуется.
- Прочие расходы, понесённые с согласия работодателя. Как правило, такие траты согласовываются заранее.
Стоимость платной парковки напрямую в перечень командировочных издержек не включена. Однако организация может отнести её к категории «иные расходы», прописав такое условие в локальном положении о командировках.
Какие документы подтверждают затраты на стоянку
Минфин России в Письме от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328 разъяснил, какие бумаги необходимы для обоснования данных трат. Согласно разъяснению, к авансовому отчёту сотрудник должен приложить:
- Путевой лист, который служит доказательством служебного характера поездки и использования автомобиля по работе.
- Кассовый чек, если услугу парковки оказывает организация, применяющая ККТ.
- Бланк строгой отчётности, если у парковочного оператора нет кассового аппарата.
В указанных документах обязательно должны содержаться сведения: государственный номер транспортного средства, адрес парковки, дата и время окончания стоянки (факта остановки автомобиля), а также дата и время возобновления движения.
В настоящее время оплата стоянки часто производится через специальные мобильные приложения, особенно в городах с муниципальными платными парковками. При этом пользователь пополняет виртуальный счёт, а списание средств происходит по завершении парковки. В приложении можно сформировать кассовый чек, отражающий историю операций по счёту — это позволит бухгалтерии увидеть сумму списания и остаток аванса.
Таким образом, ключевое требование к документам — подтвердить, что конкретный автомобиль использовался в служебных целях и находился на платной площадке в установленные дату и временной интервал.
Учёт расходов на парковку в бухгалтерии
Если затраты на стоянку личного автомобиля командированного включаются в общий объём командировочных расходов, то при исчислении налога на прибыль они признаются в составе расходов, а также подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.
Если же оплата парковки личного транспорта сотрудника оформляется как компенсация за использование его имущества в интересах компании, такая выплата учитывается при налогообложении прибыли в пределах установленных лимитов (от 1 200 до 1 500 рублей в месяц в зависимости от объёма двигателя) и не облагается НДФЛ и взносами. При этом сумма за парковку входит в общий лимит компенсаций по эксплуатации личного автомобиля.
Расходы на стоянку служебного автомобиля при расчёте налога на прибыль учитываются в составе затрат на содержание автопарка. Компенсация сотруднику за оплату парковки при поездке на служебном транспорте не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Учёт расходов на парковку в налоговой отчётности
Затраты на платную стоянку включаются в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Для организаций на общей системе налогообложения, применяющих метод начисления, расходы признаются на дату оформления авансового отчёта. При упрощённой системе или кассовом методе учёт в целях налогообложения может быть произведён в более поздний срок, чем дата утверждения отчёта.