Организация командировок представляет собой организационно сложный процесс, требующий участия нескольких специалистов, точного документооборота и соблюдения законодательных норм. В таких обстоятельствах легко допустить просчёт. В данном материале рассмотрим типичные недочёты при подготовке рабочих поездок.
Погрешность №1: назначение в командировку лиц с ограничениями
Не каждый руководитель осведомлён, что законодательство запрещает направлять некоторых сотрудников в деловые поездки. Ряд категорий работников имеют ограничения на выполнение таких поручений. Ранее мы уже публиковали подробный перечень, напомним основные позиции:
- Сотрудницы в период беременности (ст. 259 ТК РФ);
- Лица, обучающиеся по ученическому договору (при отсутствии связи поездки с учебными целями, ч.3 ст. 203 ТК РФ);
- Работники младше 18 лет (кроме профессиональных спортсменов и творческих специалистов согласно ст. 268 и ст. 348.8 ТК РФ);
- Кандидаты в выборные органы во время избирательной кампании (ч.2 ст. 41 ФЗ № 67);
- Инвалиды при наличии медицинских противопоказаний (ст. 23 ФЗ № 188).
Погрешность №2: отсутствие письменного согласия работника
Для отдельных категорий персонала предусмотрены особые условия направления в командировки. К ним относятся матери детей до трёх лет, родители-одиночки с детьми младше пяти лет, а также сотрудники, осуществляющие уход за больными членами семьи или детьми с инвалидностью. Для таких работников обязательно получение письменного подтверждения согласия на поездку.
Ненадлежащее информирование сотрудников о праве отказаться от командировочного задания является нарушением. Подобное упущение может повлечь штрафные санкции при проверке трудовой инспекцией.
Погрешность №3: отсутствие распоряжения о командировке
Распространённой проблемой считается отсутствие официального приказа о направлении сотрудника в рабочую поездку. С 2013 года организации вправе применять собственные формы документа вместо унифицированных бланков. Однако это не отменяет обязательность издания соответствующего распоряжения.
Каждая командировка требует правильного оформления, при этом первым этапом выступает подготовка приказа. Многие компании продолжают использовать проверенную форму Т-9 по причине её удобства. Пример документа мы публиковали ранее.
Погрешность №4: некорректное заполнение табеля учёта времени
Период командировки относится к рабочему времени, что требует обязательного отражения в табеле учёта. Особое внимание следует уделять правильному указанию кодов при работе в выходные (К/РВ), поскольку такие ситуации часто возникают во время деловых поездок.
Погрешность №5: поручение обязанностей, не предусмотренных договором
Частой ошибкой становится требование выполнения задач, не входящих в трудовые функции работника, мотивированное производственной необходимостью. Согласно законодательству, сотрудник в командировке обязан исполнять только те обязанности, которые закреплены в его трудовом договоре.
Поручение дополнительных функций без соответствующего документального оформления является нарушением трудового законодательства.
Итоги
Мы рассмотрели пять частых ошибок, допускаемых работодателями при организации служебных поездок. Каждая из них может привести к штрафам со стороны контролирующих органов или налоговым спорам. Для минимизации рисков необходимо тщательно соблюдать действующие регламенты и нормы при подготовке командировок.