Российское законодательство позволяет работникам изыскивать путь к месту служебной поездки на авто, belonging to the organization. Рассмотрим, как правильно подготовиться к деловой поездке и какие бумаги требуются.
Как оформить командировку на служебном транспорте
- Оформить обычное служебное распоряжение о командировке, где указать, что сотрудник будет перемещаться на служебном ТС, а также указать марку и государственный номер автомобиля, находящегося в эксплуатации.
- Назначить суточные и возмещение расходов на проживание. После возвращения из поездки расходы на топливо, очистку и химчистку подлежат возмещению после предъявления подтверждающих чеков.
Как подтвердить продолжительность нахождения сотрудника в командировке
Если работник использует служебный автомобиль, срок его пребывания в командировке подтверждается служебной запиской, что предусмотрено абз. 2 п. 7 Положения № 749. Такое подтверждение оформляется в произвольной форме.
В записке следует указать даты начала и окончания командировки, а также марку и номер служебного транспортного средства.
Опционально в записке предусмотреть отдельное поле для подписи принимающей стороны. В этом случае руководитель кадровой службы организации destination отмечает время прибытия и отъезда сотрудника. Главное – иметь документ под рукой во время поездки.
По окончании командировки к записке приложить подтверждающие документы: путеовой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки.
Какие документы требуются для подтверждения расходов
Путевой лист. Его цель – фиксация маршрута и объёма израсходованного топлива. Без него налоговый орган не включит затраты на эксплуатацию служебного авто в списки командировочных расходов. Кроме того, отсутствие путевого листа может привести к штрафу ГИБДД в размере 500 рублей по ст. 12.3 КоАП РФ.
Приказ Министерства транспорта РФ от 28 сентября 2022 г. № 390 регламентирует порядок оформления путеового листа. Кратко, в документе указываются: сведения о владельце ТС, водителе, цели поездки, транспортном средстве, а также данные одометра в начале и в конце поездки.
Стандартного mẫu путеового листа не предусмотрено – каждая организация формирует его самостоятельно.
Маршрутный лист. В него включаются пункты отправления и прибытия, запланированные остановки и время, потраченное на перемещение между пунктами.
Разница между маршрутным и путеовым листами заключается в том, что в первом фиксируется направление движения, а во втором – допуск водителя к поездке и расход топлива.
Стандартный бланк маршрутного листа также не предусмотрен – его разрабатывает компания по своему усмотрению.
Квитанции по ГСМ и счета автосервисов. Эти документы подтверждают расходы на топливо, масло, смазки, ремонт и прочие услуги, необходимые для обслуживания машины.
Что необходимо сделать перед поездкой на служебном транспорте: медицинская и техническая проверка
Пройти медицинский осмотр. Каждый водитель, использующий служебный автомобиль, обязан иметь заключение врача, как предусмотрено ст. 23 Закона № 196‑ФЗ «О безопасности дорожного движения» от 10.12.95. Информация о прохождении медосмотра заполняется в путеовом листе.
Провести технический осмотр. Перед отправкой сотрудника в служебную поездку автомобиль необходимо тщательно проверить. Сведения о техосмотре также заносятся в путеовой лист.
Если автомобиль выходит из строя или сотрудник попадает в ДТП
Согласно ст. 21 ТК РФ, работник обязан уведомить работодателя о ситуации, представляющей угрозу жизни или здоровью. При поломке автотранспорта также сообщать руководителю о повреждении имущества организации.
При ДТП. Стандартные правила ДТП действуют и при столкновении с служебным ТС. Поэтому сотруднику следует выполнить действия, предусмотренные п. 2.5, 2.6, 2.6.1 ПДД РФ.
Если ДТП произошло по вине сотрудника, штрафные меры возлагаются на компанию‑заказчика. При этом у организации есть право возвратить часть расходов после возмещения ущерба.
Пострадавший работник может оформить больничный и имеет право на компенсацию суточных и расходов на проживание в период временной нетрудоспособности – например, при переломе, когда необходимо разместиться в гостинице.
При поломке. Сотрудник обращается в автосервис, согласует предстоящие расходы с работодателем и, после возвращения из поездки, предоставляет чеки. Тогда компания возмещает затраты на ремонт.
Как оформить отчёт после окончания командировки
Отраслевой отчёт по использованию служебного авто значительно сложнее, чем по бизнес‑тур. К бухгалтерии необходимо предоставить все перечисленные выше документы: служебную записку, путеовой и маршрутный листы, квитанции по ГСМ и счета автосервисов. Если поездка оформлена на железнодорожный или воздушный транспорт, достаточно предоставить билеты.
Отсутствие необходимых бумаг приводит к тому, что налоговая инспекция не признаёт расходы на служебный автомобиль обоснованными. В таком случае производится пересчёт налогов компании и налагаются пени.