В условиях распространения COVID-19 организации все чаще сталкиваются с необходимостью отзывать сотрудников из запланированных деловых поездок. Это связано с запретительными мерами в регионах, отменой деловых мероприятий или заболеваниями работников. Рассмотрим правильный порядок отмены таких поездок.
Шаг 1. Оформление приказа об отмене командировки
Первым действием является издание официального распоряжения. В документе должны присутствовать:
- Обоснование причины отзыва
- ФИО и должности отозванных сотрудников
- Номер аннулируемого приказа о командировке
- Инструкции по возврату выданных авансов
Указания общей причины вроде «коронавирус» недостаточно — требуется конкретизировать обстоятельства (ограничение передвижения, остановка транспортного сообщения) со ссылками на официальные распоряжения властей. Если сотрудник еще не получал финансовые средства на поездку, достаточно отменить первоначальный приказ о направлении в командировку.
Шаг 2. Аннулирование бронирования
После оформления приказа необходимо:
- Отменить бронь проживания
- Вернуть приобретенные билеты (кроме невозвратных тарифов)
При этом большинство провайдеров удерживают штрафы или комиссии. Своевременная отмена повышает шансы на максимальный возврат средств.
Шаг 3. Финансовый перерасчет
Сотрудник предоставляет авансовый отчет с указанием:
- Первоначально затраченных сумм
- Размеров возвращенных средств
К отчету прилагаются подтверждающие документы (чеки, выписки). Неиспользованные авансы и суточные подлежат возврату в кассу организации. Штрафы за отмену брони учитываются как внереализационные расходы и не облагаются налогом на доходы и страховыми взносами.