Раньше процесс планирования служебных поездок был сложным и многоступенчатым. Сотрудникам требовалось получать одобрение руководства через письменные запросы или корпоративную систему, затем оформлять документы на аванс, дожидаться приказа и только после этого бронировать жильё и транспорт. На это уходило много времени и требовались усилия нескольких специалистов.
Благодаря внедрению сервиса OneTwoTrip организация командировок стала оперативной и автоматизированной. В этом материале мы детально объясним функционал платформы, позволяющий сотрудникам самостоятельно оформлять поездки, а также расскажем о преимуществах и безопасности системы.
Функционал администратора
Для небольших компаний возможно использование единого профиля (например, для менеджера по командировкам) с правами координатора. В таком случае бронирование осуществляется через аккаунт администратора, который создает профили сотрудников без предоставления им прав и управляет процессом от выбора услуг до оплаты.
В крупных организациях эффективнее предоставить каждому работнику доступ к самостоятельному оформлению, настроив корпоративные правила и схемы согласований. Здесь роль администратора сводится к контролю расходов и управлению документами.
После подключения к сервису предоставляется доступ администратора с соответствующей пометкой в верхней части интерфейса.
Администратор обладает расширенными возможностями:
- создавать, корректировать и деактивировать учетные записи сотрудников;
- управлять паролями пользователей;
- распределять права доступа;
- определять политики командировок;
- настраивать процедуры согласований;
- анализировать финансовую и бухгалтерскую отчетность в соответствующем разделе;
- загружать сопроводительные документы в модуле «Документы»;
- инициировать пополнение депозитного счета;
- оформлять бронирования от имени организации и вносить коррективы в заказы (обмены, возвраты).
Процедура регистрации сотрудника
Перед началом работы необходимо создать профили сотрудников с точными персональными данными: ФИО, дата рождения, контакты, паспортные реквизиты. Дополнительно можно назначать категории пользователей для удобной группировки и последующей фильтрации.
Для создания нового профиля администратору необходимо в разделе «Сотрудники» выбрать опцию добавления, заполнить обязательные поля, определить лимиты, права доступа, политики и схемы согласований. После заполнения требуется подтвердить сохранение данных.
Готовая карточка хранится в системе постоянно, что ускоряет последующие бронирования — все необходимые данные уже внесены.
Возможности и ограничения для сотрудников
Для каждого сотрудника администратор устанавливает индивидуальные права доступа.
Базовые возможности включают:
- самостоятельное оформление поездок для себя или коллег с правом внесения изменений;
- просмотр финансовых данных;
- загрузку отчетных документов;
- запрос на пополнение депозита.
Из соображений безопасности сотрудники не могут создавать профили друг друга — эта функция доступна только администратору.
Примеры возможных ограничений:
- Блокировка самостоятельного бронирования при сохранении права оформления для других пользователей;
- Ограничение заказов для определенных групп сотрудников.
Все изменения подтверждаются кнопкой сохранения.
Подключение корпоративных карт
В разделе «Аккаунт» реализована функция привязки любого количества корпоративных карт. Настройка прав доступа к конкретным картам осуществляется при создании профиля сотрудника.
Получение подтверждающих документов
После завершения командировки сотрудник должен предоставить подтверждение проживания для включения в авансовый отчет.
Финальные документы формируются автоматически в течение 10 рабочих дней после завершения отчетного периода. Обращение в техподдержку не требуется — файлы доступны в личном кабинете.
Для скачивания необходимо выбрать период в разделе «Документы». Доступны варианты загрузки:
- отдельные файлы за каждый день;
- полный архив;
- форматы PDF (с печатью) и XLS (для бухгалтерии).
Ключевые преимущества платформы
Система обеспечивает полный контроль администратора за всеми операциями через личный кабинет.
Снижение временных затрат сотрудников:
- оперативное оформление поездок;
- мгновенный доступ к отчетным документам;
Упрощение работы бухгалтерии за счет автоматизированного формирования документов в удобных форматах.
Использование OneTwoTrip делает организацию командировок быстрым, удобным и безопасным процессом с полной автоматизацией ключевых этапов.