Многие организации регулярно направляют работников в служебные поездки. Нормативная база регулярно обновляется, поэтому важно отслеживать актуальные правила, включая регламент рабочих поездок. Как пример — с 2015 года отменены некоторые прежние документы: служебные задания и командировочные удостоверения.
Далее мы разберём последовательность действий для организации служебной поездки в 2021 году.
Этап 1 — Издание распоряжения о командировании
Оформление начинается с подготовки документа о направлении в командировку. Разрешается применять произвольный формат или типовой бланк. В распоряжении обязательно указывают:
- Фамилию, имя, отчество, должность и отдел работника
- Пункт назначения
- Задачи поездки
- Указание сроков
- Условия возмещения затрат
После подписания документа работника необходимо ознакомить с его содержанием под роспись.
Также требуется отразить дни командировки в табеле рабочего времени специальной отметкой.
Этап 2 — Предоставление предварительной выплаты и дневных
Для получения средств на дорогу, проживание и суточные сотрудник подаёт письменную просьбу. В ней прописывают необходимую сумму и период действия (совпадающий со сроками командировки).
Размер выплаты рассчитывают исходя из стоимости проезда, аренды жилья на весь срок и установленных организацией норм суточных.
Деньги выдают наличными или переводом на карту. В трёхдневный срок после возвращения работник обязан представить отчёт об использовании средств.
Этап 3 — Организация проживания и проезда
Функции по подбору билетов и жилья могут выполнять как командируемый, так и ответственные специалисты — например, менеджеры по персоналу или администраторы.
Для компаний с частыми поездками рекомендуется внедрение специализированных корпоративных сервисов. Это оптимизирует процесс и снижает издержки за счёт специальных тарифов и льготных условий.
Этап 4 — Подготовка отчёта о расходовании средств
По завершении поездки работник предоставляет детализированный отчёт в трёхдневный срок. В документе отражают полученную сумму, фактически понесённые траты с разбивкой по категориям (транспорт, проживание, суточные) и прикладывают подтверждающие чеки.
Неиспользованные подотчётные средства подлежат возврату (кроме суточных, которые остаются у сотрудника). При документально подтверждённых превышениях расходов организация обязана компенсировать разницу.