Организациям может потребоваться отправить нескольких работников в коллективную служебную поездку — например, для участия в конференции, организации корпоративного мероприятия, профессионального обучения сотрудников в других офисах компании и других целей.
При подготовке коллективных поездок возникают организационные нюансы, связанные с количеством участников: как организовать транспорт и проживание для группы. В этом материале мы рассмотрим эти вопросы и поделимся способами оптимизации расходов.
Виды коллективных служебных поездок
Исходя из задач, коллективные командировки могут организовываться в следующих вариантах:
Командные мероприятия и обучающие программы
Корпоративные тренинги вне офиса помогают укрепить командный дух, повысить профессиональный уровень персонала и усилить вовлеченность. Обычно в таких мероприятиях участвует значительное число работников, иногда целые подразделения. Ключевое требование — мероприятие должно иметь деловую цель, а не быть просто развлекательным событием.
Повышение квалификации персонала
В отличие от краткосрочных тренингов, программы профессионального обучения обычно занимают больше времени. Например, компания может направить группу специалистов в другой региональный офис или к партнерам для освоения новых навыков.
Выездное планирование стратегии
Проведение стратегических совещаний вне офиса — распространенный подход среди руководителей компаний. Новая обстановка часто стимулирует нестандартное мышление и поиск инновационных решений. Такие мероприятия особенно эффективны, когда участники работают в разных локациях или привлекаются внешние эксперты.
Как организовать транспорт и проживание для группы
Коллективная поездка сотрудников оформляется как единое служебное задание. Соответственно, приобретение билетов и бронирование номеров осуществляется в соответствии с правилами командировок. Какие моменты важно учесть?
Обычно транспортные билеты и гостиничные номера резервируются одновременно для всех участников группы. Это может сделать любой назначенный ответственный сотрудник.
Для этого работник подает заявку на выделение средств для группового бронирования на имя руководителя. После выполнения закупок ответственный сотрудник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с полным пакетом подтверждающих документов (транспортные документы, подтверждения броней, фискальные чеки и пр.).
Коллективное бронирование через One Two Trip for Business
При использовании системы One Two Trip for Business доступны особые условия для группового заказа авиабилетов. Групповым считается заказ от 10 человек, планирующих перелет одним рейсом.
Такое бронирование дает доступ к спецтарифам и более гибким условиям по сравнению с индивидуальными заказами. Основные преимущества:
- Фиксированная цена авиабилетов для всей группы
- Первоначальный список участников может быть скорректирован позже
- Возможность уменьшения группы до 10% без штрафных санкций
- Гибкая система оплаты с поэтапным внесением средств
- Возможность заблаговременного выбора мест для всей команды
- Для групп свыше 90 человек — выделенная стойка регистрации в аэропорту
- Бронирование доступно за 12 месяцев до даты вылета
- Для делегаций от 30 человек возможен бесплатный билет для руководителя группы
Оформить коллективный заказ