Сопутствующие сервисы для авиапассажиров

Когда работник предъявляет заявку на служебную поездку, работодатель обязан возместить затраты на перемещение и расселение, а также сопутствующие расходы, связанные с командировкой. В статье рассмотрено, включаются ли в такие компенсации дополнительные затраты, возникающие в ходе авиаперелёта.

Что точно подлежит компенсации 

Органитель обязан возместить затраты на переезд до пункта отправления, установленные Трудовым кодексом РФ (ст. 168). Следовательно, стоимость приобретённого авиабилета считается возмещаемой.

Требуется, чтобы работник предоставил подтверждающие документы: маршрутную квитанцию (в «OneTwoTrip для бизнеса» она генерируется автоматически после покупки, доступную в личном кабинете) и посадочный талон (в «OneTwoTrip для бизнеса» документ появляется в течение трёх дней после прибытия).

Как учитывать другие расходы при перелёте

Платежные комиссии. Обычно включаются в стоимость авиаперелёта, которую работодатель обязан возместить в рамках расходов на транспорт.

Страхование авиаперелёта. Существуют два типа: обязательное, которое покрывается в рамках расходов компании, и добровольное, которое может быть приобретено самостоятельно.

Но работник может самостоятельно приобрести полис добровольного страхования, которое покрывает дополнительные случаи: задержку рейса, отмену поездки по форс-мажору, травмы во время полёта. Обычно такие полисы продаются отдельно от билета.

Приобретение добровольного полиса — самостоятельное решение сотрудника. Возмещение расходов в этом случае не обязательно. Однако возмещение может быть разрешено, если такие расходы заранее согласованы с работодателем и указаны в локальном регламенте командировок (п.1 ст. 168 ТК РФ).

Выбор ряда в самолёте. Это, как и страховое покрытие, является добровольным. Работник не обязан платить за эту услугу, он может бесплатно заняться регистрацией и выбрать место среди свободных. Тем не менее, если работодатель ценит удобство сотрудника и рассматривает такие затраты как допустимые, то в локальном регламенте командировок нужно предусмотреть возможность выкупа места за отдельную плату. Это позволяет включить расходы в налоговый расход.

Питание во время полёта. Законодательство не предусматривает отдельную компенсацию расходов на еду во время поездки к месту работы. Приобретённые в салоне закуски можно оплатить выплаченные суточные. Либо можно включить в регламент обязательство возмещения расходов на питание во время полёта и уточнить случаи его предоставления (например, если в салоне еда не предоставляется).

Перевоз багажа. Если дополнительный платёж за багаж включён в стоимость билета, он учитывается в транспортных расходах. Однако, если сотрудник возит дополнительный багаж, требующий отдельной оплаты, или платит за перегруз, такие затраты не возмещаются. Исключение составляют случаи, когда перевоз багажа является производственной необходимостью: например, транспортировка товаров, экспонатов выставки или строительных материалов.

Можно ли включать дополнительные услуги в расходы при расчёте налога на прибыль

Да, такие расходы можно включать в налоговые издержки, если они обоснованы экономически и имеют подтверждающие документы. Список командировочных расходов регулируется (подоставка 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), но в нём нет обязательных наименований дополнительных услуг в авиаперелёте. Поэтому в расходы можно включить возмещение за багаж, добровольное страхование, питание или выбор места в самолёте, если это предусмотрено локальным регламентом и подтверждено чеками и квитанциями.

Итоги