Сотрудники, направленные в служебные поездки, имеют право на возмещение транспортных и других затрат — в большинстве случаев организация покрывает все расходы, связанные с деловым путешествием. Чтобы получить компенсацию, работнику требуется приложить документальное подтверждение затрат (чеки, билеты, квитанции) и оформить авансовый отчет.
Авансовый отчет — единственный официальный документ по состоянию на 2021 год, фиксирующий и подтверждающий использование средств, выделенных работнику на командировку. В этом материале объясняем, кто и как формирует отчет, какие данные необходимо указывать, а также демонстрируем образец заполнения.
Основные положения
С 2013 года оформление авансового отчета на унифицированном бланке не является обязательным, поэтому компании могут разрабатывать собственные формы документов. Однако на практике многие организации продолжают использовать форму № АО-1.
Отчет заполняет сам работник, получивший денежные средства под отчет. Бухгалтерская служба проверяет представленные данные и подтверждающие документы, после чего отражает операции в учете.
Сотрудник обязан представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней после возвращения на рабочее место (из командировки, отпуска или больничного).
Неиспользованные денежные средства подлежат возврату в кассу предприятия. Если фактические расходы превысили выданную сумму, организация обязана компенсировать работнику перерасход.
Состав авансового отчета
При оформлении отчета необходимо включить следующую информацию:
- Наименование организации
- Уникальный номер и дата формирования отчета (указываются бухгалтерией)
- Сведения о сотруднике (ФИО, структурное подразделение, должность)
- Цель выделения аванса (расходы на командировку)
- Сумма выданных средств, фактически понесенные затраты, размер перерасхода или остатка
- Перечень подтверждающих документов с указанием даты, номера, суммы и вида каждого (билеты, чеки, накладные)
После подписания отчет передается в бухгалтерию вместе с оригиналами подтверждающих документов. После проверки бухгалтер формирует учетные проводки и выдает сотруднику расписку о принятии документов.
Образец авансового отчета
Рассмотрим пример заполнения документа. Допустим, ООО «Прогресс» выделило сотруднику отдела логистики Иванову И. С. 20 000 рублей на двухдневную командировку. Фактические расходы составили 18 912 рублей, включая:
- Железнодорожные билеты — 8 950 рублей
- Проживание в гостинице — 5 000 рублей
- Питание и транспорт — 4 962 рубля
Отчет включает два раздела:
На первой странице указываются общие данные: сумма аванса, фактические расходы, подписи ответственных лиц. На второй странице детализируются затраты по категориям с приложением подтверждающих документов. Суточные расходы обычно не требуют документального подтверждения.
После проверки бухгалтер заполняет необходимые реквизиты и согласует отчет с руководителем подразделения и главным бухгалтером.
Важно помнить: при нарушении трехдневного срока подачи отчета выданные средства считаются долгом работника, который работодатель вправе удержать из заработной платы (ст. 137 ТК РФ).