Действительно ли планирование командировок через OneTwoTrip for Business так просто?
Чтобы вы не сомневались, расскажем о возможностях платформы: как начать использование, управлять профилями сотрудников, осуществлять поиск и бронирование авиабилетов и гостиниц.

Этой теме был посвящён вебинар весной 2019 года — видеозапись доступна для тех, кто предпочитает визуальный формат.

Регистрация и подключение команды

После заключения соглашения на электронный адрес поступают данные для входа. Ссылка ведёт в административную панель. Администратор — уполномоченное лицо компании, которое управляет учётными записями сотрудников и их правами.

Первым шагом становится внесение информации о командируемых работников. Добавление возможно вручную или пакетно через импорт файла с данными.

Для каждого профиля указываются персональные сведения и документы. Есть опция добавления программ лояльности авиаперевозчиков для накопления миль.

Доступные настройки прав:

• ограничение бронирования (только авиа, только отели или всё вместе);
• разрешение оформлять заказы для себя или коллег;
• установка бюджетных рамок, уровня отелей и класса авиабилетов;
• доступ к корпоративным платежным средствам;
• использование бонусных баллов;
• просмотр финансовой аналитики.

Пример: аккаунт для менеджера с частыми командировками. Ему разрешено самостоятельное бронирование при ограничении — отели до 3 звёзд и авиабилеты эконом-класса в пределах 30 тыс. рублей.

Для бухгалтерии можно создать профиль с доступом к финансовым отчётам и документам, но без возможности бронирования.

При увольнении сотрудника доступ блокируется, сохраняя историю заказов.

Функционал административной панели

В разделе «Аккаунт» доступны параметры учётной записи: пополнение баланса, инструкции и финансовые рекомендации. В памятке собраны ответы на частые вопросы по налоговому учёту, отчётности и НДС.

Здесь же хранится подписанное соглашение с сервисом.

Администратор видит все оформленные заявки с фильтрами по датам, типам услуг и сотрудникам. Отдельный раздел содержит историю транзакций.

Финансовая документация

Вкладка «Документы» содержит бухгалтерские бумаги по завершённым заказам. Документы генерируются автоматически по окончании отчётного периода. Доступна сортировка по месяцам, выгрузка актов и счетов-фактур за выбранный период. Форматы скачивания: PDF и Excel.

Персональный раздел сотрудника

После добавления в систему работники получают письмо с данными для входа.

Интерфейс аналогичен административному, но без функций управления учётными записями. Сотрудник может запросить пополнение депозита или корректировку личных данных (требует подтверждения администратора). Здесь же отображаются установленные права и ограничения.

Процесс бронирования

Механизм поиска билетов и номеров аналогичен стандартным туристическим платформам.

Для авиаперелётов выбирается маршрут, даты, количество пассажиров. Фильтрация возможна по цене, времени вылета, авиакомпаниям и другим параметрам. После выбора тарифа данные пассажиров подгружаются автоматически.

Цена отображается с учётом всех сборов. Оплата осуществляется корпоративной картой, с депозита или бонусами (действуют специальные акции с банками и авиакомпаниями). Подтверждённый билет приходит на электронную почту.

Возможны изменения или отмена брони. Система предложит доступные варианты перебронирования и рассчитает доплату. Для возврата требуется указать причину (добровольная или вынужденная).

Поиск отелей включает фильтры по стоимости, категории и типу размещения. Есть выбор оплаты: онлайн при бронировании или на месте при заселении (удобно для отчётности через бухгалтерию). На этапе бронирования отображаются условия отмены.

Ваучер с деталями брони высылается на почту и дублируется в личном кабинете. Доступна печать на русском и английском языках.

Железнодорожные билеты бронируются по аналогичной схеме. Доступны рейсы РЖД, Казахстанских железных дорог и европейских перевозчиков. Места выбираются на схеме вагона. Электронные билеты приходят на почту.

Платёжные операции

Допустима оплата с депозитного счёта или корпоративной карты. Количество привязанных карт не ограничено. Личные карты сотрудников использовать запрещено.

Пополнение депозита осуществляется в разделе «Аккаунт» через формирование счёта. Зачисление средств происходит в течение 30 минут — 3 часов в зависимости от банка.

Ключевые преимущества платформы

• Богатый выбор: авиабилеты от 800+ перевозчиков (включая лоукостеры), 2 млн вариантов размещения по миру (отели, апартаменты, хостелы), железнодорожные направления по России, Казахстану и Европе.
• Специальные корпоративные тарифы ниже стандартных.
• Автоматическая подготовка бухгалтерских документов. Оригиналы доставляются курьерской службой.
• Круглосуточная поддержка через телефон, почту и мессенджеры (VK, Facebook, Telegram, WhatsApp).