Иногда собрать все необходимые документы после поездки становится сложной задачей для бухгалтерии: работник может забыть чеки или долго отправлять отчёты. По закону на подготовку промежуточного отчёта у него есть лишь три рабочих дня. Узнайте, как ускорить этот процесс с помощью «OneTwoTrip для бизнеса».
Как сократить время на подготовку закрывающих документов
Если сотрудник сам бронирует авиабилеты и проживание, он вынужден хранить подтверждающие документы в личной электронной почте или в бумажном виде. При этом он может случайно удалить письмо с кассовым документом или потерять посадочный талон. В таком случае бухгалтерии будет трудно включить эти расходы в налоговый расчёт.
Подключив «OneTwoTrip для бизнеса», все требуемые для отчётности документы автоматически появляются в личном кабинете сервиса. Бухгалтеру достаточно зайти туда и download их в любой момент, что избавит от постоянных напоминаний сотруднику о необходимости предоставить чеки и талоны.
Дальше рассмотрим, какие документы требуются от работника после возвращения и как их можно получить, не ожидая его самостоятельного предоставления.
Документы, подтверждающие транспортные расходы
Если сотрудник использует авиацию
Маршрутная квитанция. Это документ, подтверждающий присутствие пассажира в системе авиакомпании. В нём указаны имя, номер рейса, стоимость билета, дата и время вылета, а также пункт назначения.
Квитанция обычно приходит в электронном виде на корпоративную почту сотрудника или сохраняется в бумажном виде, если билет покупался в кассе.
Как получить маршрутную квитанцию через личный кабинет «OneTwoTrip для бизнеса»
1. Откройте раздел «Заказы», найдите оплаченный билет.
2. На странице заказа отобразится электронный билет в формате PDF, доступный сразу после оплаты.
3. Нажмите на билет и скачайте его.
Талон посадки. Его выдают пассажиру после регистрации в аэропорту и служат подтверждением фактического перелёта по указанному маршруту.
Как загрузить талон через кабинет «OneTwoTrip для бизнеса»
1. Перейдите в раздел «Заказы», выберите оплаченный рейс.
2. На странице заказа появится «Ведомость о перелёте», которую можно загрузить.
Оплата перелёта. Это подтверждающий документ о расходе на проезд, обычно приходящий на электронную почту сотрудника, если оплата производилась с личной карты, либо сохраняется в бумажном виде при покупке в кассе.
При оформлении авиабилета через «OneTwoTrip для бизнеса», электронный чек автоматически отправляется на почту заказчика сразу после оплаты.
Если путешествие осуществляется железнодорожно или автобусом
Билет на поезд или автобус. Он подтверждает факт поездки и маршрут, по которому перемещался сотрудник.
Как получить электронный билет из кабинета «OneTwoTrip для бизнеса»
Электронные билеты на поезда и автобусы отображаются в разделе «Заказы» сразу после оплаты, как и авиабилеты. Их можно скачать с页面 оплаченных заказов.
Оплата. Чек приходит на корпоративную почту, если билет оплачивался личной картой, или сохраняется в бумажном виде при покупке в кассе.
Если билет оформлен через «OneTwoTrip для бизнеса», электронный чек будет отправлен на почту заказчика.
Документы, подтверждающие проживание в отеле
Для подтверждения пребывания в гостинице сотрудник должен предоставить в бухгалтерию следующие материалы:
Договор об оказании гостиничных услуг. В нём указываются реквизиты поставщика, ИНН, Ф.И.О. проживающего, тип и категория отеля, цена и количество номеров, период проживания и расчётный час.
При онлайн‑бронировании вместо договора выдаётся квитанция, направляемая отелем сотруднику на электронную почту.
Как загрузить квитанцию из кабинета «OneTwoTrip для бизнеса»
Документ появляется сразу после оплаты бронирования. Чтобы получить его, перейдите в раздел «Заказы», выберите активную бронь и скачайте электронный документ.
Акт о предоставлении гостиничных услуг.
Он формируется, когда размещение заказывается через посредника, а не напрямую в отеле. Документ отправляется в кабинет после выезда гостя и может быть доступен по различной периодичности – ежедневно, еженедельно или ежемесячно – в зависимости от договорённостей с клиентом.
Оплата проживания. После выезда гостя в отель приходит чек, направленный на электронную почту.
Если проживание забронировано через «OneTwoTrip для бизнеса» и выбранный отель является налоговым резидентом РФ, клиент получает два чека сразу после оформления заказа:
- Чек предоплаты, пришедший на почту сразу после бронирования;
- Чек окончательного расчёта, пришедший после выселения из отеля.
Важно: В сервисе «OneTwoTrip для бизнеса» все билеты и квитанции дублируются в разделе «Документы». Это удобно, когда у бухгалтеров отсутствует доступ к заказам компании.