Согласно закону, работодатель возмещает сотрудникам, находящимся в служебной дегустации, расходы на проживание и питание. Однако иногда во время служебных поездок сотрудники вызывают такси, чтобы ускорить прибытие к месту работы или к встрече с контрагентом. Такие расходы также относятся к командировочным. Мы расскажем, как правильно отразить затраты на такси в служебной поездке, чтобы избежать штрафа от налоговой.
Нужно ли возместить расходы на такси в командировке
Согласно подпункту 1 статьи 168 Трудового кодекса, работодатель обязан компенсировать сотрудникам расходы на переезд до места служебной поездки и обратно. Эти затраты включаются в перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ). Поэтому, если работник воспользовался такси для перемещения к аэропорту, железнодорожному вокзалу или отелю, такие расходы можно легко отразить в бухгалтерском учёте и использовать при расчёте налога на прибыль.
Ключевым является включение расходов в авансовый отчёт и оформление их подтверждающими документами, соответствующими нормам РФ. Это предписание обусловлено и подтверждено письмом Минфина от 10 ноября 2022 г. № 03‑03‑06/3/109215.
Что делать, если поездки не связаны с проездом до места командировки
Сотрудник может применять такси в служебных поездках по иным целям, например, для удобного перемещения к офису. Данные расходы не входят в перечень производственных затрат, указанный в статье 264 Налогового кодекса РФ. Однако отсутствие указания не означает запрета — перечень открыт (см. пункт 49 статьи 264 НК РФ). Поэтому такие расходы можно отнести к производственным, если они документально подтверждены.
Согласно статье 168 Трудового кодекса такие затраты рассматриваются как «прочие расходы, произведённые сотрудником по разрешению или под наблюдением работодателя». Кроме того, в разъяснении Минфина от 20 октября 2017 г. № 03‑03‑06/1/68839 указано, что компания имеет право использовать такси как служебный транспорт.
Таким образом, в учёте расходов на такси при служебных поездках допускается. Нужно заранее утвердить такие расходы внутри организации.
Для доказательства служебного характера поездок на такси следует включить в локальный регумент о служебных поездках перечень случаев, когда сотрудник может пользоваться такси. Тогда такие ссылки будут учтены при обосновании расходов.
Какие документы подтверждают расходы на такси
Расходы на такси можно включать в налоговый расчёт, если компания обоснована экономически вместо них и предоставит подтверждающие документы. Это предусмотрено пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.
Документы, подтверждающие оказание услуг такси, должны оформляться согласно Правилам перевозки пассажиров и багажа автотранспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 01 октября 2020 г. № 1586). По этим правилам услуга оформляется чеком ККТ или чеком, выданным самозанятым в режиме НПД.
Чек ККТ автоматически генерируется после поездки при использовании онлайн‑кассы, установленной водителем. Пассажиры получают его по электронной почте. Закон требует от всех водителей наличие такой онлайн‑кассы, которая передаёт данные о поездках в налоговые органы.
Что должно быть указано в чеке:
- наименование, серийный номер чека;
- название организации или Ф.И.О. перевозчика;
- дата выдачи документа;
- сумма стоимости поездки.
Если хотя бы один из обязательных пунктов отсутствует, документ не может служить подтверждением расходов сотрудника на такси.
По заказу через специализированное мобильное приложение проблем не возникает. Однако частные водители не всегда предоставляют чеки ККТ или чеки, выданные в режиме НПД. Поэтому, если сотрудник выбирает услуги частного водителя, заранее следует уточнить, сможет ли он выдать требуемый документ.
Какие документы не подойдут для подтверждения расходов на такси
Согласно закону, в качестве подтверждения допускается только чек, о котором ранее говорилось. Следующие документы налоговые органы не примут:
- скриншоты поездки из онлайн‑приложения;
- выписки из банков;
- договор о перевозке услуг.
Если компания не предоставит правильно оформленный документ, налоговая может пересчитать налог к уплате и сформировать задолженность. Поэтому без надлежащего чека расходы на такси в налоговом расчёте использовать нельзя.